Home 9 Privacy Policy

Privacy policy Debitroom

Ons privacy policy geldt voor alle producten en diensten van Stichting DebitRoom en gedurende de hele relatie tussen u en DebitRoom.

INTRODUCTIE

We hechten grote waarde aan de bescherming van jouw privacy en leggen in deze verklaring uit welke persoonsgegevens we verzamelen, voor welke doeleinden we dit doen, welke wettelijke grondslagen daarvoor gelden en hoe lang we jouw gegevens bewaren. Daarnaast beschrijven we met wie we gegevens delen, welke maatregelen we nemen om jouw gegevens te beveiligen en welke rechten je hebt met betrekking tot jouw gegevens.

Persoonsgegevens zeggen direct of indirect iets over personen. Gegevens van een rechtspersoon, zoals een BV of NV, zijn geen persoonsgegevens. Gegevens van de contactpersoon of vertegenwoordiger van een rechtspersoon zijn dat wel. Alles wat met je persoonsgegevens kan worden gedaan, valt onder het verwerken ervan. Denk dan aan het verzamelen, opslaan, inzien, aanpassen, verstrekken, doorgeven en verwijderen van jouw gegevens.

ALGEMENE INFORMATIE

Dit privacy statement beschrijft hoe Stichting DebitRoom, DebitRoom B.V., DebitRoom Holding B.V. en DebitRoom Software B.V. (hierna gezamenlijk “DebitRoom”) persoonsgegevens verwerken.

DebitRoom houdt kantoor te 5253 CA Nieuwkuijk, aan de Middelweg 32j. Voornoemde groepsonderdelen van DebitRoom, staan ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummers: 73977152, 72478063, 72482524. Meer informatie vindt u op onze website: https://www.debitroom.com/

Voor vragen en/of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door DebitRoom kun je ons e-mailen op: privacy@debitroom.com.

VAN WIE VERWERKEN WE PERSOONSGEGEVENS?

We verwerken persoonsgegevens van personen met wie we direct of indirect contact willen hebben, contact hebben of contact hebben gehad. Dit omvat onder andere:

  • Klanten en toekomstige klanten,
  • Vertegenwoordigers van bedrijven, zoals partners, waarmee we een relatie hebben of willen opbouwen,
  • Personen die op een andere manier aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waarmee we een zakelijke relatie willen krijgen, hebben of hebben gehad.
  • Personen die interesse tonen in onze dienstverlening,
  • Medewerkers en sollicitanten.

Wat verwacht DebitRoom van, klanten, bedrijven en organisaties?

Daarnaast kan het zijn dat je ons persoonsgegevens verstrekt van andere personen, zoals werknemers of debiteuren. Ook kunnen wij informatie over bijvoorbeeld bestuurders, medewerkers, uiteindelijke belanghebbenden, belanghebbenden of debiteuren verkrijgen uit externe bronnen, zoals openbare registers of kredietinformatiediensten, als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

Wij verwachten dat je hen hierover informeert. Je kunt dit Privacy Statement of een link daar naartoe aan hen geven, zodat zij kunnen zien hoe we met hun persoonsgegevens omgaan.

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WE?

Hieronder staat een overzicht van de persoonsgegevens die we verwerken:

Soort gegevens

Wat voor gegevens kunnen dit zijn?

Gegevens over jou

Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, functie, Curriculum Vitae, KvK-uittreksels, belastingaangiften, kopie paspoort of ander identificatiemiddel.

Gegevens over jou of je bedrijf

Bankrekeningnummers, bankmutaties, debiteuren- en crediteurenlijsten, kredietgegevens van (bijv. Creditsafe en Graydon), gegevens in het kader van een kredietwaardigheidscheck of uitvoering van onze producten.

Correspondentie

Informatie die je met ons deelt via verschillende communicatiekanalen, zoals persoonlijke gesprekken, telefonische gesprekken, e-mails, chatberichten of andere vormen van digitale communicatie. Dit kan ook opgenomen gesprekken en schriftelijke correspondentie omvatten.

Gegevens verzameld via onze website en online diensten

Activiteiten op onze website en online diensten, IP-adressen, cookies (zie ook onze cookieverklaring), gegevens die je actief verstrekt in formulieren, gegevens over het apparaat waarmee je onze website of online diensten gebruikt, gegevens die via gekoppelde applicaties naar ons worden verzonden met jouw toestemming.

WAAROM HEBBEN WE DEZE GEGEVENS NODIG?

Doel

Voorbeelden

Om een relatie en overeenkomst met je aan te kunnen gaan.

Grondslag: Noodzakelijkheid voor de uitvoering van de overeenkomst. Voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Beoordelen of je voor een krediet in aanmerking komt en onder welke voorwaarden.

Om overeenkomsten en opdrachten uit te voeren.

Grondslag: Noodzakelijkheid voor de uitvoering van de overeenkomst. Voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Weten aan wie we geld moeten verstrekken en zorgen voor de (automatische) terugbetaling.

Voor de ontwikkeling en verbetering van producten en diensten.

Grondslag: Gerechtvaardigd bedrijfsbelang.

Een goed overzicht hebben van onze klanten en hun relaties.

Voor relatiebeheer, promotie- en marketingdoeleinden.

Grondslag: Gerechtvaardigd bedrijfsbelang.

Je informeren over relevante producten en aanbiedingen. Ter sluiting van een overeenkomst.

Voor de uitvoering van bedrijfsprocessen en managementrapportages.

Grondslag: Gerechtvaardigd bedrijfsbelang.

Kredietrisico en andere risico’s vaststellen en monitoren.

Ter bestrijding van fraude en het voorkomen van witwassen en terrorisme.

Grondslag: Voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Je legitimatiebewijs en bankrekening verifiëren.

VERPLICHTINGEN OM GEGEVENS TE VERSTREKKEN

Voor bepaalde diensten is het noodzakelijk dat wij bepaalde persoonsgegevens ontvangen. Het verstrekken van deze gegevens kan een wettelijke of contractuele verplichting zijn of een vereiste om een overeenkomst met ons aan te gaan. Wanneer je de gevraagde gegevens niet verstrekt, kunnen wij mogelijk onze diensten niet aan je leveren of niet volledig uitvoeren. Bijvoorbeeld, zonder de nodige identificatiegegevens kunnen wij geen kredietwaardigheidscheck uitvoeren en daarom geen krediet verstrekken.

DELEN VAN GEGEVENS

Je gegevens worden doorgegeven aan andere partijen buiten DebitRoom als we daar wettelijk toe verplicht zijn, als dat nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst of om andere diensten te verlenen. Als we gegevens doorgeven aan een andere partij die zelf de verwerkingsverantwoordelijke is, dan staat zo een partij zelf onder toezicht van hun eigen toezichthouder op het gebied van gegevensbescherming.

Gegevens worden door ons niet (door)verkocht, verhandeld of verhuurd aan derden voor commerciële of charitatieve doeleinden.

GRENSOVERSCHRIJDENDE GEGEVENSOVERDRACHT

We vinden het van belang dat jouw persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) worden opgeslagen. Mochten we in de toekomst besluiten om persoonsgegevens buiten de EER op te slaan, zullen we jou daarvan op de hoogte stellen en ervoor zorgen dat deze opslag in overeenstemming met de wet is.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS VERKREGEN VAN PARTNERS

In sommige gevallen ontvangen wij persoonsgegevens van derde partijen met wie wij samenwerken, zoals partners die ons gegevens verstrekken over hun klanten. Dit betreft bijvoorbeeld informatie over salarisbetalingen of banktransacties in het kader van betalingsverplichtingen of kredietbeheer.

Doeleinden en Grondslagen van de Verwerking:

De door partners verstrekte persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de specifieke doeleinden waarvoor zij zijn doorgegeven, zoals de uitvoering van contractuele verplichtingen of het beheren van krediet- en betalingsrisico’s. De verwerking is gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst, een gerechtvaardigd belang, of een wettelijke verplichting, afhankelijk van de aard van de gegevens en het doel van de verwerking.

Informatieplicht naar Betrokkenen:
Omdat DebitRoom alleen persoonsgegevens ontvangt zonder volledige contactinformatie, ligt de informatieplicht bij onze partners die deze gegevens aan ons verstrekken. Wij vertrouwen erop dat zij hun klanten en medewerkers tijdig, en in ieder geval voorafgaand aan de doorgifte informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens door DebitRoom, in overeenstemming met de AVG.

Rechten van Betrokkenen:
Betrokkenen van wie wij gegevens ontvangen via onze partners hebben dezelfde rechten, zoals inzage, rectificatie, en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking. Voor vragen over de verwerking van je gegevens kun je contact opnemen via privacy@debitroom.com.

VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS VAN MEDEWERKERS EN SOLLICITANTEN

Naast de persoonsgegevens van klanten en relaties, verwerken wij ook gegevens van onze medewerkers en sollicitanten. Dit omvat persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, personeelsbeheer en het naleven van wettelijke verplichtingen. Deze gegevens worden verwerkt op basis van de arbeidsovereenkomst, gerechtvaardigd belang, of een wettelijke verplichting, afhankelijk van de specifieke situatie.

Gegevens van sollicitanten via recruitmentbureaus
Daarnaast ontvangen wij in sommige gevallen persoonsgegevens van sollicitanten via externe partijen, zoals recruitmentbureaus. Deze bureaus zijn verantwoordelijk voor het voortijdig informeren van kandidaten over de doorgifte van hun gegevens aan DebitRoom. Voor vragen over de verwerking kunnen betrokkenen ook terecht bij DebitRoom.

Doeleinden en Soorten Gegevens
We verwerken bijvoorbeeld de volgende persoonsgegevens van medewerkers en sollicitanten:

  • Identificatie- en contactgegevens: zoals naam, adres, geboortedatum, en contactgegevens.
  • Arbeid-gerelateerde gegevens: zoals salarisinformatie, bankrekeningnummer, functie, en evaluatieverslagen.
  • Wettelijk verplichte gegevens: bijvoorbeeld voor belasting- en pensioenadministratie.
  • Gegevens van sollicitanten: zoals Curriculum Vitae, Motivatiebrieven en sollicitatieverslagen.

Gebruik van Personeelsdossier Software
Wij maken gebruik van externe software voor het beheer van personeelsdossiers. Deze software voldoet aan de vereisten van de AVG en biedt een veilige opslag van persoonsgegevens. We werken uitsluitend met partijen die gegevens uitsluitend verwerken volgens onze instructies en passende beveiligingsmaatregelen hebben.

Informatieplicht naar Betrokkenen
Onze medewerkers en sollicitanten worden bij indiensttreding of sollicitatie geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens en hun rechten.

Rechten van Medewerkers en Sollicitanten
Onze medewerkers en sollicitanten hebben dezelfde rechten als andere betrokkenen, zoals inzage, rectificatie en bezwaar tegen bepaalde verwerkingen

HOE LANG BEWAREN WE JE GEGEVENS?

Je gegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, met inachtneming van de wettelijke termijnen. In Nederland is dit meestal 7 jaar na het einde van de overeenkomst of relatie met DebitRoom. In specifieke gevallen kunnen we gegevens langer bewaren voor archivering, juridische procedures of onderzoek, in overeenstemming met de AVG en toepasselijke wetgeving.

GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING EN PROFILERING

DebitRoom maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft of op andere wijze aanzienlijke gevolgen heeft voor betrokkenen.

JE RECHTEN MET BETREKKING TOT DE VERWERKING VAN GEGEVENS

Je hebt een aantal rechten met betrekking tot de verwerking van je gegevens. Als je hier meer informatie over wilt of een van deze rechten wilt uitoefenen, stuur dan een e-mail naar privacy@debitroom.com. We zullen een verificatie uitvoeren om te bevestigen dat de informatie die je opvraagt ook echt bij jou hoort.

  • Recht op inzage en rectificatie: Je kunt vragen of en welke gegevens we van je verwerken. Daarnaast kun je ons vragen om gegevens te wijzigen als deze onjuist of onvolledig zijn.
  • Recht op het wissen of beperken van gegevens: Je kunt vragen om de gegevens die we van je hebben te verwijderen of te beperken. Jouw belang voor het wissen moet dan wel boven het belang van DebitRoom om de gegevens te verwerken staan.
  • Recht op dataportabiliteit: Je hebt het recht ons te vragen om de gegevens die we van je hebben te verkrijgen of om ze over te dragen naar een andere partij.
  • Recht van bezwaar tegen verwerking of direct marketing: Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens in het kader van ons gerechtvaardigd belang en specifiek tegen het gebruik voor direct marketing.
  • Intrekken van toestemming: Wanneer wij jouw gegevens verwerken op basis van jouw toestemming, heb je het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken. Het intrekken van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking.

BEVEILIGING

We nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van persoonsgegevens tegen te gaan. Alleen personen die op basis van hun functie toegang nodig hebben tot je gegevens, kunnen deze inzien.

COOKIE BELEID

Om onze dienstverlening te optimaliseren, maakt DebitRoom gebruik van cookies. Via deze cookies wordt informatie verzameld die door je browser wordt opgeslagen op je apparaat. Je kunt het gebruik van cookies op elk moment in- of uitschakelen via de instellingen van je internetbrowser. Voor meer informatie, bekijk onze cookieverklaring.

WIJZIGINGEN

We kunnen ons privacy statement van tijd tot tijd wijzigen. Bijvoorbeeld als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn of in verband met wijzigingen in regelgeving of technologische ontwikkelingen. Als deze wijzigingen impact op jou hebben, informeren we je hierover voordat dit wordt doorgevoerd.

KLACHTEN

Als je vindt dat wij niet op de juiste manier met jouw persoonsgegevens omgaan of jouw privacyrechten niet respecteren, dan kun je een klacht indienen bij de klachtenfunctionaris van DebitRoom via privacy@debitroom.com.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. Voor meer informatie kun je de website van de Autoriteit Persoonsgegevens bezoeken: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

VRAGEN

Als je vragen hebt over dit privacy statement of over de wijze waarop we met je gegevens omgaan, kun je een e-mail sturen naar privacy@debitroom.com.